Visitas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em postos estão cada vez mais comuns. Revendedores são constantemente surpreendidos quando documentos inesperados são exigidos para verificação.
Após o e-Social entrar em vigor, boa parte destes documentos vai ser substituída por arquivos eletrônicos. Ainda assim é necessário respeitar a guarda dos anos anteriores. Desta forma, elaboramos uma lista de documentos imprescindíveis com seus prazos prescricionais e as respectivas bases legais.
Documentos mais importantes:
1. Cartão do CNPJ;
2. Contrato social e alterações;
3. Livro de Inspeção do Trabalho; tempo de guarda: prazo Indeterminado, base legal não prevista;
4. Comprovante de Recolhimento do FGTS (GFIP); tempo de guarda: 30 anos, base legal artigo 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990;
5. GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social´; tempo de guarda: 30 anos, base legal artigo 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990;
6. Relação dos empregados da GFIP; tempo de guarda: 30 anos, base legal artigo 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990;
7. Ficha/Livro de Registro de Empregados; tempo de guarda: considerando que tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários (artigo 603 CLT e artigo 19, Decreto nº 3048/1999), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado;
8. Relação de Informações Sociais (RAIS); tempo de guarda: 5 anos, base legal artigo 8º, Portaria MTB nº 1.464/2016;
9. Cadastro geral de empregados (Caged); tempo de guarda: 5 anos, base legal artigo 2º, § 1º, Portaria MTE nº 1.129/2014;
10. Controle de ponto dos últimos seis meses; tempo de guarda: 5 anos, base legal artigo 7º, XXIX, CF e artigo 11 CLT;
11. Folha de pagamento dos últimos seis meses; tempo de guarda: 10 anos, base Legal artigo 225, I e § 5º, Decreto nº 3.048/1999;
12. Recibo de pagamento dos últimos seis meses; tempo de guarda: 5 anos, base legal artigo 7º, XXIX, CF e artigo 11 CLT;
13. Quadro de horário e escala de revezamento *;
14. Escala de revezamento de folgas semanais *;
15. Acordo para compensação/prorrogação no horário de trabalho *;
16. Convenção coletiva da categoria;
17. Contribuições sindicais (patronal e empregados); tempo de guarda: 5 anos, base legal artigos 173 e 217, I, CTN;
18. Guia de recolhimento da Previdência Social; tempo de guarda: 10 anos, base legal artigos 173 e 174, CTN e artigos 103 e 103-A da Lei nº 8.213/1991;
19. Comprovante de compra e entrega de vales transportes; tempo de guarda: 5 anos;
20. Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio; tempo de guarda: 2 anos, base legal artigo 7º, XXIX, CF e artigo 11 CLT.
* Para os referidos casos não há prazo legal, tratando-se, portanto, de entendimento. Desse modo, nada impede que exista posicionamento diverso ao exposto, situação em que caberá ao empregador adotar o procedimento que julgar mais acertado.
