Ferramentas tecnológicas adotadas pela Secretaria da Fazenda afetam mais a vida dos postos de combustíveis do que se pode imaginar.
Isso porque pequenas inconsistências no Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), no envio do arquivo do Sped ou da Guia de Informação e Apuração do ICMS – GIA têm colocado o estabelecimento no topo da lista daquelas empresas que serão visitadas pelos fiscais.
A expertise tecnológica dos últimos seis anos desde a criação do SPED deu à Secretaria da Fazenda capacidade de acessar em tempo real a emissão de notas fiscais por qualquer empresa paulista. Ao mesmo tempo, o sistema é capaz de identificar pequenas falhas que podem ser apenas problemas contábeis ou a ponta de um esquema fraudulento. O fato é que segundo o delegado regional tributário, Flávio Werneck Rebello de Sampaio, essa é a explicação para que “um mesmo posto seja visitado três vezes num mesmo ano e outro, que sempre faz tudo certinho, sempre estar ficando para trás”.
Postos & Serviços entrevistou Werneck no último dia útil de janeiro.
O delegado fez alertas importantes e justificou a importância de aumentar cada vez mais o acesso do Fisco às empresas. Confira entrevista com Flávio Werneck Rebello de Sampaio, delegado regional tributário. “A gente seleciona (a operação) e o sistema aponta os motivos para escolhermos aqueles postos na hora de fiscalizar. É aquela história: se o posto tem notas fiscais emitidas pela distribuidora, estão todas escrituradas, o Sped e a GIA estão sendo entregues e o LMC está de acordo, o que eu vou fazer lá?”, justifica Werneck ao dizer que os postos com indícios de erros são os mais fiscalizados.
CONTABILIDADE – Todo posto tem que acompanhar a contabilidade de perto, mesmo sendo o escritório o responsável pelo envio da GIA e do Sped para o Estado. “Se o contador não manda e o dono do posto não sabe, para nós é indiferente. Eu autuo o posto e não a contabilidade“. Tem que ficar atento a todas as obrigações acessórias, à contabilização e escrituração de todos os registros…
SPED FISCAL – Apesar dos seis anos desde a sua criação, em março de 2013, o Sped é um sistema que terá evolução permanente e nunca alcançará a plenitude. Atualmente, o contribuinte emite a nota fiscal eletrônica, o sistema calcula o ICMS, gera o arquivo, a contabilidade puxa os dados e as notas ficais recebidas, emitidas e os cupons do SAT… A questão é só o escritório contabilizar tudo cronologicamente…
“Tudo o que o contador fizer de errado quem vai responder é o posto. É muito importante esse acompanhamento muito próximo do trabalho da contabilidade. A coisa tem que ser clara e transparente. Não tem essa de criar uma relação de amizade e o contador achar que o cliente está desconfiando”, completa Werneck.
- GIA E CRÉDITO DO ICMS – Existe um cronograma já sendo cumprido pela Sefaz para extinção da GIA para todos os contribuintes. A Fazenda deverá iniciar programas pilotos com alguns setores econômicos. Já à médio prazo deverá entrar em vigor a restituição do ICMS para aqueles contribuintes que praticarem preço inferior à base de cálculo que consta na substituição tributária. Werneck explicou que já há portaria e resolução publicadas, mas a medida depende dos convênios de ICMS dos estados o que ainda está em validação. “Estamos caminhando para começar a restituir quem vender mercadoria abaixo da base de cálculo”.
- ERROS MAIS COMUNS – Das notificações feitas pela Delegacia Regional Tributária de Santos, responsável por toda a fiscalização desde Bertioga até Barra do Turvo, é o LMC que apresenta maior número de erros. Hoje a Sefaz tem todas as informações online. Se uma distribuidora emitiu nota fiscal contra determinado posto, que comunica a ciência da operação (por meio da manifestação do destinatário) dando o aceite à transação, ele não tem como mais para frente dizer que não recebeu.
Mas, diz o delegado, “existe sim uma coisa que o dono do posto deve ter preocupação maior: o Livro de Movimentação de Combustíveis, o LMC”. “Ele é uma ferramenta muito importante e minha experiência fiscal diz que o posto de gasolina não dá a ele a devida importância.
- O LMC demonstra nos seus registros a movimentação física e cronológica da mercadoria. Então, se o contribuinte não dá aceite na nota fiscal, o Estado sabe e aí vai acompanhar como ele vai contabilizar aquela mercadoria. Agora, se ele não recebeu o produto e não deu ciência ou aceite (à nota emitida contra seu CNPJ), a gente vai passar a investigar o remetente.
- FRAUDES – “Recentemente passamos por uma operação chamada Combustão onde está se comprovando a emissão fraudulenta de nota fiscal de óleo diesel para transportadoras que a escriturava em busca de créditos do ICMS desse combustível. Essa investigação não está concluída ainda, mas a organização criminosa fraudou o Estado em alguns milhões de reais”. O fato é que os envolvidos tinham a certificação digital de dezenas de postos e passaram a emitir nota fiscal eletrônica. No inquérito, que já acumula cinco mil páginas, há postos considerados cúmplices e outros vítimas.
- PRECAUÇÃO – Como posto se precaver de ser engendrado em fraudes como essa?, perguntou Postos & Serviços a Flávio Werneck. Segundo ele, neste caso, específico, muitos postos nem souberam que emitiram notas em favor de transportadoras. “É preciso cuidar com muito carinho do seu certificado digital”. Outra dica é conferir de perto a relação de notas emitidas no mês.
- ALERTA DO PREÇO BAIXO – Além das inconsistências do LMC, do SPED e da GIA, o preço baixo tem sido alerta para a fiscalização da Fazenda Paulista. “Lógico que a gente encontrou questões comerciais em que distribuidoras beneficiam uns postos em detrimento de outros, mesmo estando na mesma área de influência, mas isso não nos diz respeito”, continuou o delegado. Para isso, a Fazenda analisa o preço de venda registrado nas notas fiscais. Descartada essa hipótese, o Fisco considera, sim, o preço baixo como um critério seleção de postos suspeitos e os inclui no topo da lista dos fiscais.
e-Social, LMC, PCMSO, PPRA, LTCAT O que você pode estar fazendo de errado…
1. Quais erros mais comuns são cometidos pelos postos? Um dos erros mais comuns é a entrega de arquivos incompletos por terem sido gerados diretamente pela contabilidade. A informação é da gerente comercial da Plumas Assessoria Contábil, Daniela de Paula. Quando o Sped é gerado diretamente pelo contador ele sai incompleto, apenas com entradas e saídas. O arquivo somente estará pronto para envio, com o Registro 1300 (LMC) incluso, se for extraído do sistema do posto. Neste registro, para se ter uma ideia, até o número dos lacres das bombas deve ser informado. Isso sem falar no Registro 1600, das vendas de cartões. Enfim, somente é possível ter um arquivo SPED completo quando este é gerado diretamente no sistema de origem para onde todas estas informações são encaminhadas diariamente. Outro erro comum é o cadastro de produtos com alíquota errada. O risco é pagar impostos a mais do que o devido. Peça com frequência que sua contabilidade faça a conferência dos produtos cadastrados no sistema.
2. A desatualização do software de gestão compromete a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? A NF-e só pode ser emitida por meio de um sistema emissor, que normalmente faz parte do software de gestão. No caso dos postos, estas notas geralmente são emitidas para seus clientes pessoa jurídica. Nela constam todas as informações da transação comercial realizada, tais como: dados da empresa, descrição detalhada dos produtos envolvidos na venda, data e horário, valor e a forma de pagamento da operação, impostos e tributos de cada mercadoria, informações de identificação do cliente. Constantemente o processo de emissão de nota fiscal eletrônica sofre alterações para facilitar o controle pelas Secretarias da Fazenda dos estados e tornar essa atividade mais padronizada, tanto para o Fisco quanto para as empresas. Daí a importância de manter um software de gestão sempre atualizado.
3. Há ainda etapas a serem cumpridas do e-Social? Algum alerta para os revendedores? No mês de janeiro, todos os escritórios de contabilidade já devem ter concluído o envio da Fase 3 do e-Social, que é o envio da folha de pagamento eletrônica ao Fisco. A partir de agora, em todos os meses, o envio mensal é neste formato. Como aconteceu com todo o projeto SPED, o e-Social trará algumas mudanças culturais. Não há alteração da CLT, mas, sim, a exigência que todas as obrigações perante a lei sejam rigorosamente cumpridas de forma eletrônica. Profissionais de contabilidade e do departamento de recursos humanos terão que trabalhar em equipe para que os processos sejam enviados dentro do prazo e sempre alinhados daqui por diante.
4. O e-Social para por aqui? Embora tenha sido prorrogada para 2020, o Ministério do Trabalho já determinou que as empresas terão de anexar laudos eletrônicos do PPRA/PCMSO e LTCAT ao e-Social. É bom para a empresa manter essas obrigações em dia. Verifique se a empresa de saúde ocupacional está preparada para gerar estes arquivos no formato XML. Além disso, todos os exames médicos admissionais, demissionais e periódicos entrarão no e-Social, motivo pelo qual os controles exigirão um acompanhamento maior por parte da empresa, uma vez que haverá multa para a transmissão fora do prazo. Os arquivos eletrônicos destas NR´s deverão ser transmitidos através do certificação digital da empresa. O fato é que responsabilidades deverão ser redefinidas para fazer o envio uma vez que além do posto, geralmente apenas a contabilidade tem acesso ao certificado digital.
Matéria publicada na edição de fevereiro de 2019 da revista Postos & Serviços.
Fonte: Revista Resan
