Antes de dar início à uma auditoria, seja ela interna ou externa, é muito importante ter algumas coisas em mente para que o trabalho dos auditores seja otimizado e não fique nenhuma pendência para trás. Nessa hora, organização é a palavra-chave, e faz toda a diferença no momento do desenvolvimento do procedimento de auditoria, uma vez que o processo flui de forma melhor e sem maiores percalços, tanto para a equipe que está realizando a auditoria, quanto para a empresa.
Por este motivo, apostar em um bom checklist é um dos pontos principais para garantir a produtividade das auditorias e assegurar que a empresa cumpra com as suas obrigações de forma tempestiva e ágil, utilizando a organização a seu favor. Acompanhe o nosso post que preparamos para você e entenda porque é preciso investir em checklists a fim de aumentar a produtividade das auditorias e garantir uma organização eficaz de sua empresa.
Tirar as coisas do plano subjetivo ajuda a organizar a mente
Nossa rotina de trabalho exige que a gente sempre tenha em mente — e na ponta da língua — diversos problemas, assuntos e questões a serem tratadas. Isso tudo faz parte do trabalho do gerente, do sócio e dos líderes de áreas que mantêm uma equipe sob sua coordenação e precisam estar atentos a tudo que acontece ao seu redor.
Mesmo assim, com tanta coisa passando pela nossa cabeça, temos a mania de confiar na nossa memória e dizer que não precisamos anotar um lembrete ou até mesmo fazer uma lista de coisas que devem ser feitas para evitar esquecimentos.
A verdade — que ninguém gosta de admitir — é que não dá para contar somente com a capacidade da nossa mente. A correria do dia a dia, compromissos pessoais e profissionais, além daqueles imprevistos que parecem ocorrer nas horas mais inoportunas, fazem com que a gente acabe se esquecendo de alguma coisa importante que não poderia ter sido deixada para trás.
Este tipo de falha tem uma certa margem de tolerância em algumas áreas da vida, mas no plano profissional, principalmente quando se está passando por um processo de auditoria na empresa, não há margem para erros.
Justamente, por esse motivo é que tirar as coisas do plano subjetivo e apostar em um checklist, anotando as ideias uma a uma, nos ajuda a organizar a mente e colocar as coisas em perspectiva, além de evitar que alguma coisa passe despercebida ou seja esquecida no meio do caminho.
Procure entender o objetivo da auditoria
O primeiro passo para desenvolver uma organização eficaz e otimizar a realização das auditorias é entender o objetivo de cada uma delas. Existem diversas formas de auditorias que são realizadas para cumprir determinados objetivos, e para isso, elas precisam de documentos específicos, visitas técnicas, checagem de estoque, dentre outras características inerentes a cada processo.
Na hora de criar o seu checklist, tenha em mente a necessidade dos auditores, quais os documentos necessários e as exigências a serem cumpridas antes, durante e depois da entrada da equipe em campo. Outro ponto importante é verificar a necessidade de autorização prévia para que a equipe de auditoria possa ter acesso a determinadas áreas da empresa, como a planta industrial e o estoque, por exemplo.
Mantenha uma boa comunicação com o líder da auditoria a fim de alinhar as expectativas e providenciar os documentos necessários de acordo com o que for requisitado. Se for o caso, faça uma conferência do seu checklist com os membros da equipe de auditoria a fim de evitar falhas e possíveis atrasos. Isso certamente irá aumentar a produtividade das auditorias e fazer com que a empresa esteja em conformidade com tudo que está sendo solicitado.
Utilizar um checklist é sinônimo de organização interna
Adotar um checklist para controle do que deve ser feito ou disponibilizado para a auditoria, além de auxiliar na organização das ideias, como já falamos anteriormente, demonstra que a empresa está em sintonia com as melhores práticas de gestão e sabe se organizar de forma a cumprir suas obrigações corretamente.
Além disso, através do checklist é possível acompanhar a evolução dos trabalhos que estão sendo realizados, prever resultados, antecipar ações, além de servir como uma forma de controle interno para a própria empresa. Ou seja, o checklist pode se tornar um grande aliado na boa administração da empresa.
Uma vez compilado, o checklist pode servir de parâmetro de organização para os departamentos da empresa, a fim de assegurar que todos os documentos necessários estejam sempre em dia e em ordem, sem risco de extravio ou perda. Além disso, muitos dos documentos solicitados pelas equipes de auditoria necessitam ser disponibilizados previamente, portanto, explique o checklist para os membros de sua equipe e estipule prazos para que todos estejam em sintonia e atendam às necessidades da auditoria da melhor forma possível.
Como as auditorias são realizadas periodicamente, a organização e controle dos documentos através de um checklist auxilia os procedimentos futuros e evita maiores desgastes por parte da equipe interna da empresa e por parte dos auditores, que se sentirão mais confortáveis em desenvolver o seu trabalho sem precisar ficar cobrando documentos pendentes, o que pode tornar a relação entre a auditoria e a empresa um tanto desgastada.
Utilize a tecnologia como sua parceira
Está achando complicado organizar as ideias no papel? Começou a se lembrar das coisas importantes, anotou em algum lugar, mas acabou perdendo o papel? Que tal apostar em uma solução tecnológica para te ajudar nesta tarefa?
Há no mercado softwares que possibilitam a customização de checklists conforme a necessidade de cada um, propiciando uma maior facilidade na hora de realizar checagens operacionais em empresas, pesquisas de campo e realização de auditorias.
Além disso, estes softwares geram relatórios gerenciais que auxiliam no controle interno da empresa, possibilitam uma análise de resultados mais eficaz e podem servir como base para auditorias futuras. Portanto, é possível contar com este tipo de tecnologia a seu favor e tornar o checklist parte da sua rotina operacional de forma fácil e segura.
Você já utilizou o checklist como forma de organizar sua rotina de trabalho? Que tal experimentar um software que ofereça praticidade e segurança neste processo? O Checklist Fácil oferece todas essas funcionalidades para te deixar com tudo pronto na hora da auditoria. Você ainda tem alguma dúvida ou quer deixar sua opinião? Comente e participe da conversa!
Fonte: Checklistfacil
