O controle de estoque é um dos pilares da sustentabilidade financeira de um posto.
É preciso monitorar e registrar todas as entradas e saídas do estoque para melhorar as compras, o atendimento ao cliente e evitar problemas com a Receita.
O controle de estoque é um dos pilares da sustentabilidade financeira de uma empresa.
Ele permite um monitoramento real e criterioso da entrada e da saída de produtos, além de possibilitar um melhor atendimento ao cliente, pois garante nas prateleiras itens com alta procura. No setor de combustíveis, para que esse controle seja legítimo, tornou-se necessária a validade fiscal de inventários. A partir desse domínio do estoque, quando o produto está impróprio para venda ou desapareceu, é necessário emitir um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) de perda, que evita, também, problemas com a Receita Federal.
“Quando perdas como furto, quebras e inversões de lançamento no sistema gerencial não são registradas regularmente, isso causa sérios descontroles, e a gestão das compras fica prejudicada. Assim, são realizadas aquisições desnecessárias, e outras, de itens que estão em falta, deixam de ser feitas, pois não se sabe o que realmente está disponível em estoque”, ressalta Ricardo Nunes, diretor da V.E.R. Inventários Digitais.
Ele explica que esse controle de estoque deve ser diário. No caso de produtos de revenda do posto, como lubrificantes, aditivos, filtros e palhetas, por exemplo, o inventário deve ser realizado por um profissional capacitado, com conhecimento sobre esses itens. Isso garante a qualidade e a veracidade dos dados desse documento e, consequentemente, do controle. Alguns postos do Estado já terceirizam o serviço, o que também pode ser uma alternativa.
Segundo Ricardo, nos sistemas gerencias disponíveis para a Revenda, todo cadastro de produto contém o código de barras. “Para realizar as baixas com sucesso, o sistema deve ser travado. Assim, ele reduz consideravelmente os erros de lançamentos invertidos, que causam a falta ou sobra de caixa. É preciso atenção, ainda, com o lançamento das notas de compras, no qual é aconselhável utilizar o XML da Danfe”, explica.
Para os revendedores que querem minimizar as perdas, ele destaca que o ideal é realizar o inventário a cada 60 dias. Após uma sequência de inventários, é possível expandir o prazo para até 120 dias de acordo com o histórico de cada estabelecimento.
Dener Mesquita, gerente Comercial de quatro lojas Quick Lube (troca de óleo) e mais uma de conveniência em postos de Belo Horizonte, conta com uma empresa especializada para realizar os inventários nos estabelecimentos. “Mensalmente, a equipe visita as casas e efetua o controle. Um equipamento faz a contagem de estoque e armazena os códigos de barras dos produtos”, explica. Se falta algum item, é feito um relatório da diferença e, imediatamente, ele é recontado. “Se confirmada a perda, é emitida uma nota fiscal. Nos nossos estabelecimentos não ocorrem muitas perdas, porque a operação é muito bem-controlada. Elas ficam entre R$ 30 e R$ 200. No entanto, para o resultado ser verdadeiro, tudo tem que estar certo desde a compra até o recebimento dos produtos, para não dar furo no estoque. Esse controle também permite que problemas futuros com a Receita sejam evitados”, conclui.
Fonte: Revista Minaspetro – edição 81
