No artigo anterior abrimos a série os três pilares para uma gestão financeira eficaz. Destacamos a importância em manter no posto de combustível uma gestão capaz de gerar informações para tomadas de decisões, além de destacar a importância quanto ao desempenho sustentável empresarial.
Destacamos naquele no primeiro artigo uma ferramenta de gestão muito conhecida no meio empresarial, no caso o Orçamento Empresarial.No destaque de hoje abordaremos sobre o segundo pilar indispensável para a gestão financeira eficaz para o posto de combustível, o Fluxo de Caixa. Abaixo, um pouco mais especificidade sobre o Fluxo de Caixa.
Definindo um Fluxo de Caixa
Em termos técnicos, representa a entrada e saída de recursos financeiros ou dinheiro em um determinado período de tempo dentro de uma empresa, e nesse caso a respeito do posto de combustível. O principal objetivo é estabelecer um fluxo de entradas e saídas de valores de tal forma que as entradas ou saldo inicial cubram as saídas dentro de um mesmo dia. Chamamos isso de Fluxo de Caixa Alinhado ou Encaixe de Caixa adequado. O contrário disso, chamamos de desencaixe de caixa.
Consequências da Falta de Um Fluxo de Caixa
A principal consequência da falta do fluxo de caixa, ou até mesmo um fluxo de caixa inadequado ou sem controle, consiste na possibilidade de faltar recursos para cobrir um compromisso de pagamento a terceiros ou até mesmo a funcionários. Como sempre recomendo o Gestor ou Dono do Posto de Combustível deve prezar pelo bom funcionamento e disciplina no controle financeiro da operação, caso contrário a operação pode ser afetada e até sofrer consequências como falta de dinheiro para compra ou pagamento de combustível, o que pode paralisar efetivamente um posto em sua operação.
+++ Lei também: Os Três Pilares de Uma Boa Gestão Financeira para Posto de Combustível – Parte 1
Fases do Fluxo de Caixa
Não existe uma sequencia exata, mas sim o desenvolvimento de um processo lógico. A seguir o que entendemos ser ideal:
- Apontar o saldo inicial bancário ou de recursos em dinheiro disponível no posto;
- Ter certeza que as datas dos pagamentos e recebimentos estão corretas;
- Compor os compromissos em datas corretas e ter certeza quanto ao recebimento do cliente na data estabelecida;
- Se antecipar a eventuais desencaixes de caixa. Caso tenha previsão de faltar recurso para pagamento, o Gestor entrar em contato com o fornecedor e reagendar pagamento.
- Manter o saldo sempre positivo, transportando o saldo do final do mês para o próximo, mantendo a consistência e controle.
Acompanhamento Diário
Não basta apenas montar um virtuoso fluxo de caixa, cheio de vínculos e planilhas. O fundamental do fluxo de caixa é o acompanhamento, sem isso, nada valerá ter uma linda planilha ou controle no sistema. Assim como no orçamento, fatos desconhecidos podem de certa forma atingir o planejado, exigindo postura ágil e empreendedora do proprietário ou gestor.
Aperfeiçoamento Contínuo
Tudo que é praticado, avaliado e validado pode ser caso de sucesso e com isso será exigido mais do gestor ou proprietário. Isso sem dúvidas é o caminho para que ocorra o aprimoramento não somente técnico, mas também estratégico para alcançar novos resultados na operação como um todo. Atenção contínua pode melhorar a liquidez do fluxo de entradas e saídas de recursos do seu posto.
Atenção Especial para Posto de Combustível
Uma atenção especial deve ser considerada pelo Gestor ou Dono, pois sabemos que desembolsos no pagamento de combustíveis geralmente lidam com altas cifras, e ter o pleno controle sobre o saldo do caixa naquele momento é fundamental. Para sermos mais específicos no que tange a posto de combustível, abaixo listamos os principais pontos de atenção para composição do fluxo de caixa:
- Obter todos os contratos, recibos, boletos e notas fiscais origem de pagamentos ou recebimentos;
- Acompanhamento constante nas contas bancárias do posto de combustível;
- Ter um bom sistema de controle financeiro. Caso não consiga um sistema de gestão, pode ser utilizada planilha eletrônica do tipo Excel;
- Politica de Compra de Combustível compatível com a Politica de Crédito;
- Valores de despesas totalmente reconhecidos e aprovados para pagamentos;
- Atenção a destinação equivocada de valores, desalinhando o capital de giro e consequentemente o fluxo de caixa;
- Faça retiradas pessoais programadas e quando permitidas pelo lastro financeiro;
- Ter um bom aging list para contas a pagar e contas a receber;
- E por fim, a verificação e acompanhamento do Planejado versus Realizado diariamente, cujo objetivo será o realinhamento de estratégia para manter a liquidez diária.
Enfim, apresentamos algumas dicas para elaboração de um bom Fluxo de Caixa, contribuindo de forma eficaz no controle financeiro e não se limitando adicionar outros itens que contribuam para o controle diário de entradas e saídas de dinheiro, o que impacta diretamente o caixa da empresa.
No próximo artigo, vamos abordar o tema DRE – Demonstração do Resultado do Exercício, que considero a principal ferramenta de análise financeira no Posto de Combustível.
Até Breve
Carlos Bispo
