Fechamento de caixa e proteção do capital de giro na Revenda de Combustíveis

Entretanto, para que haja boa interpretação dos resultados, há que se saber que esse caixa é apenas uma transição dos valores auferidos em estoques, a preço de custo, levados à débito, creditando o movimento do PDV, agora à preços de venda, conciliando aquilo que se vendeu com o que foi recebido nas diversas modalidades de pagamento como crédito, cartões de crédito, de débito, fiado e dinheiro. Mas, só isso não basta.

Esse movimento deve ser entendido como uma etapa de aferição da movimentação do capital de giro, circulante, disponível para a operação e que merece ser blindado de desvios no plano de contas.

Muito já se sabe sobre a necessária conciliação dos bancos x sistema, função essa essencial para que se cumpra uma etapa, mas na verdade, isso merece um desenho funcional.

O caixa do Posto é um confronto de diversas fases, começando pelo dinheiro que estava no banco, já oriundo do giro do faturamento anterior com seu lapso de tempo necessário à sua efetivação, como 30 dias para cartões de crédito, 2 para débito e pelos menos 1 dia para pagamentos em dinheiro, até que se cumpra o depósito na conta corrente e sua conciliação. Assim, se faz extremamente necessário que toda movimentação de vendas esteja presente na conta corrente do banco, antes que se satisfaçam quaisquer despesas. 

Explico o porquê…

Quando fazemos a leitura da Demonstração de Resultados (DRE), vinculamos na conta faturamento, tudo aquilo que vendemos a preço de vendas, menos aquilo que gastamos para pagamento de despesas. Esse saldo parece ser o resultado, mas não é.

Ocorre que esse faturamento mensal aparente nas demonstrações ainda não viraram caixa, pois saíram dos tanques, via PDV e foram parar nas contas de balanço, ou seja, nas contas à receber, sujeitas à conciliação em seu tempo creditício. Já as despesas são liquidadas na conta resultado e isso confunde a análise.

Tem quem entenda essa diferença em apuração por caixa ou por competência. Isso quer dizer que, quando levamos em conta faturamento como receitas de vendas, desconsideramos o tempo em que passará nas eventuais variações dos preços de custo dos combustíveis.

Ou seja, a cada alta de produtos no meio do caminho, o Posto não contemplará a necessidade de reposição do capital de giro necessário a que se destine nas novas compras com preços diferenciados, tanto para cima como para baixo.

Então, como sair dessa sinuca de bico?

Ora, vamos por fases de entendimento:

1.  giro está originalmente no banco.

2. Sai do banco e vai para o estoque, quando compramos, como conta de balanço e não de resultado.

3. Sai do estoque e vai para o PDV, passando pelo crédito antecipado na leitura das bombas. Ai se encontra uma conta de resultado, que é a diferença entre o preço de custo para o preço declarado para venda no sistema. A diferença é o lucro bruto operacional.

4. Sai do PDV e vai para as contas a receber, como crédito e deve ira para o Banco tudo aquilo que é movimentação em dinheiro. Nessa hora, conseguimos conciliar se o caixa bateu financeiramente pelo movimento, porém devemos entender que a raiz de tudo foi esse movimento dos estoques.

5. Esse estoque é que integra a leitura do caixa e portanto, deve ser também conciliado diariamente, através da leitura pelo LMC ou pelo sistema x medições automáticas, por régua, ou por contagem nas lojas.

Quer dizer que, se o caixa bate, mas o estoque não, temos um grande problema para resolver.

Isso inclui também a gestão das variações dos estoques nas lojas de conveniências, que geralmente não recebem contagem sistemática diária, semanal ou mensal para conferências.

O necessidade liquida de capital de giro ou NLCG, conta importante para o Revendedor entender, nada mais é do que a necessidade de capital suficiente para que se consiga pagar o que se deve com o que se tem para receber, excluindo saldo de movimento em banco.

Essa conta deve ser vigiada da mesma forma que o caixa, uma vez que essa leitura e suas alterações é que vão dar a noção correta daquilo que se fez como resultado financeiro e econômico na operação do Posto e da Loja.

Portanto, há que se pesar o fato de que não devemos fazer nenhum pagamento pelo caixa do Posto, ou se o fizermos, devemos atentar para o lançamento correto no plano de contas afim de que não haja desvios possíveis nesse processo de controladoria.

No final de tudo isso, com a leitura da DRE, colocaremos foco na variação do capital circulante nas contas de balanço.

Como o português da padaria que conta tudo o que comprou, pagou, o que sobrou e mais a variação do estoque de trigo.

Vamos lá, agora no final do mês:

1. Tire uma foto do seu estoque à preço de custo. Conte tudo, inventarie e se tiver sistema de gestão, atualize-o declarando as faltas, se houverem como perda de inventário. Isso aparecerá na DRE.

2. Some todo o seu ativo circulante, como tudo o que tem nas contas a receber, dinheiro em transito, cartões de débito não conciliados, cartões de crédito a receber (todos), some seu fiado, seus cheques pré datados a depositar e seus saldos nas contas correntes e aplicações financeiras (se tiver).

3. Agora some seu passivo circulante, tudo aquilo que ainda precisa pagar, nas contas que advém apenas dos estoques que ainda não foi pago, mas também seus cheques pré datados emitidos por você que ainda não foram depositados. Despreze aí as contas de despesas recorrentes ou de competência do mês anterior. Se houver parcelamentos e financiamentos, inclua nos débitos todas as parcelas vincendas.

4. Agora dos seus ativos circulantes, diminua esse passivo e terá um saldo de capital circulante líquido.

5. Comece por aí a sua leitura.

No mês que vem, faça o mesmo e veja qual foi a variação, nessa chamada conta de balanço entre essa sua primeira conta em relação à segunda.

Se seus processos de lançamentos estiverem corretos e auditados, podemos dizer que seu caixa está batido e nada está escapando dos seus processos de controle.

Agora, volte-se para interpretação da Demonstração de Resultados do seu sistema e verifique se o resultado operacional é transferido para esse balanço. Se não bater, tem boi na linha.

Com isso, tem algumas coisas a se fazer como:

• Verificar se o seu processo de controle de caixa está contemplando a variação dos estoques, ou se estão vendendo seus produtos sem dar baixa no sistema fiscal.

• Se seus lançamentos de entrada de nota de compra estão corretos,

• Se suas bombas estão aferidas, seus tanques estão estanques ou se ocorre vazamentos.

• Se o processo de recebimento de combustíveis precisa ser revisto.

• Se você está contemplando o lançamento da evaporação no LMC e no sistema fiscal com emissão de nota de evaporação mensal.

• Se seus cartões estão conciliados,

• Se não existem despesas realizadas pelos sócios ou por funcionários sem que se contemple o lançamento no sistema ou

• Se está ocorrendo descontos à clientes fora do sistema em cada venda.

Se tudo isso parecer difícil, não desista. Peça ajuda para alguns consultores especializados em gestão que poderão te auxiliar em muito na correção da sua rota para o sucesso.

Que tal estudarmos juntos essa matéria e encontrarmos soluções simples de gestão por indicadores, compreendendo a composição correta dos custos envolvidos no nosso trabalho? ?

Carlos Giordano Jr é o colunista do Portal e Academia Brasil Postos. Com mais de 40 anos de atuação no mercado de postos de combustíveis e lojas de conveniência vai contribuir com sua experiência e conhecimento em busca de melhores processos de gestão corporativa. É fundador da Consiglio que  é uma incubadora e uma desenvolvedora de ideias, nascida com o propósito de ajudar a construir empresas sustentáveis e de sucesso.

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