O certificado digital é um documento eletrônico que é a identidade da pessoa jurídica.
Ele contém o nome, um número exclusivo conhecido por chave pública e outros dados que identificam a sua empresa na Receita Federal e nos sistemas de gestão.
Com o certificado digital conseguimos assinar documentos eletronicamente, através de nosso portal de assinaturas, com validade jurídica, em qualquer parte do planeta com acesso à internet. Então, muitos documentos do dia a dia das empresas, como contratos com clientes, documentos de RH com os colaboradores, contratos de locações, e outros documentos podem ser assinados sem um documento físico impresso. Esse documento pode ser assinado eletronicamente com validade jurídica, sem emissão de papel e a guarda feita do arquivo eletrônico.
O certificado digital para pessoa jurídica é dividido em dois documentos distintos: o e-CNPJ e o eNF-e. Ambos podem ser utilizados para emissão de NF-e, mas eles têm diferenças.
O e-CNPJ deve ser usado exclusivamente pelo representante legal da empresa, pois dá acesso a várias informações e a todos os documentos da empresa. Em regra geral, esse certificado é mais barato que o eNF-e.
Já o eNF-e pode ser usado também pelos funcionários, pois sua função é basicamente a emissão de NF-e. Ele foi criado para atender grandes demandas de emissão de nota fiscal eletrônica e por isso, normalmente, ele é mais caro.
Com o eNF-e não é possível acessar o CAC e a Conectividade Social.
Em nível de curiosidade: existe também o e-CPF, o certificado digital para pessoa física, mas esse não é o foco do nosso post.
Dentre os benefícios do certificado digital, primeiro está a questão de segurança.
Um exemplo clássico é a possibilidade de a empresa monitorar a emissão de notas ficais emitidas de outras empresas para o seu CNPJ, pois através do certificado digital é possível saber quem está emitindo uma nota para outro CNPJ. Com isso, podemos evitar problemas de fraudes contra o CNPJ, principalmente no setor financeiro. Outra vantagem é a diminuição da emissão e manuseio de papéis de um modo geral. Quanto à emissão de notas ficais, não é mais necessária a confecção de talões de notas.
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E como ele garante a segurança?
O certificado digital tem duas chaves, uma pública e outra privada.
A chave privada é como se fosse uma fórmula matemática que gera um código exclusivo para cada documento que a sua empresa emitir.
Já a chave pública possibilita a leitura desse código e o reconhecimento que o documento é autentico.
Esse código é reconhecido pela SEFAZ, pois ela também tem o conhecimento da sua chave pública.
Sem o conhecimento da chave não é possível entender esses dados e se o código estiver incorreto, o documento não é válido. Assim, ninguém consegue emitir e assinar algum documento por você, garantindo sigilo e segurança para sua empresa.
O certificado digital, em regra geral, mantém as seguintes informações: nome, período de validade do certificado digital, chave pública, nome e assinatura da autoridade que assinou o certificado e número de série.
E então surge mais uma divisão. Ambos os certificados, e-CNPJ e eNF-e têm duas opções: o A1 e o A3. Você quer saber a diferença entre eles e como escolher o ideal para sua empresa? Continue lendo nosso post.
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Qual a diferença entre certificado A1 e A3?
Certificado A1
O certificado A1 é um documento eletrônico que é instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para o seu uso. É um arquivo que normalmente possui extensão .PFX ou .P12.
A sua senha de acesso precisa ser digitada uma única vez, durante a instalação do certificado, não sendo necessário informá-la nas emissões de NF-e, por exemplo.
Esse certificado tem muitas vantagens:
– Por ser apenas um arquivo é livre de desastres naturais, roubos e extravios.
– Pode ser usado em diversas plataformas: smartphones, tablets e notebooks, isso quer dizer que, você pode emitir notas fiscais até do seu celular.
– Apenas um certificado é necessário para matriz e filiais, sem preocupações em ter que levar e buscar o certificado a cada utilização.
A sua validade é de apenas um ano. Muita gente diz que seu preço é mais elevado, será verdade? Vamos conferir no próximo tópico!
Qual o mais seguro: A1 ou A3?
Esta é uma dúvida bem recorrente. A resposta mais simples para esta pergunta é: não faz diferença para a maioria dos casos. Mas caso você não esteja convencido e queira uma explicação um pouco mais técnica, basta continuar lendo para entender melhor.
Como dissemos antes, a diferença entre o certificado A1 e o A3 é que o A3 fica armazenado dentro de um dispositivo como um token ou um cartão. Estes dispositivos são como pequenos computadores.
Já o certificado A1 fica armazenado no seu computador que realizará a assinatura digital do documento.
Quando você assina um documento com o certificado A1, o seu próprio computador efetuará a assinatura com a ajuda do certificado.
No caso do A3, o seu computador pede para o token ou o cartão assinar o documento. O trabalho é todo feito pelo dispositivo e seu computador não tem acesso ao certificado armazenado nele.
Sob o ponto de vista de segurança, para o envio de NF-e ou coisas simples como tal, isso não faz muita diferença.
Mas, se você estiver criptografando os e-mails do presidente dos Estados Unidos ou ainda enviando os códigos de uma bomba atômica, talvez seja uma boa ideia usar o A3. ?
Todas as empresas são obrigadas a adquirir o certificado digital?
Quem precisa emitir NF-e sim, segundo o ajuste SINIEF 12/16.
As empresas inscritas no Lucro Real e no Lucro Presumido também são obrigadas a ter um certificado digital, já que a maioria das declarações mensais e anuais só podem ser realizadas através do certificado digital, obrigação vinda da Receita Federal.
Já as do Simples Nacional, precisam adquirir se tiverem mais de cinco funcionários, para prestarem informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pela GFIP e eSocial.
É importante lembrar que com a aquisição do eNF-e, sua empresa poderá apenas emitir NF-e e precisará adquirir um eCNPJ para enviar essas outras informações.
Qual certificado digital escolher?
A escolha do certificado digital tem que ser tomada baseada nas necessidades da sua empresa.
Se você emite NF-e, por exemplo, nós sugerimos que você adquira um certificado digital do tipo A1. O investimento por ano é baixo diante de tantas vantagens.
A dica é não analisar apenas o preço. Coloque na balança as vantagens e desvantagens que cada um pode lhe proporcionar.
Como obter um certificado digital?
O primeiro passo é escolher uma Autoridade Certificadora.
A Autoridade Certificadora é a empresa autorizada pela Receita Federal a autorizar e certificar sua empresa. Você pode ter maiores informações sobre Autoridades Certificadoras no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.
Assim que entrar em contato com a Autoridade Certificadora, será marcado um horário para entrega dos documentos necessários e então você escolherá qual tipo de certificado deseja.
Depois é só efetuar o pagamento e pronto!
Você ainda ficou com alguma dúvida sobre certificado digital? Deixe seu comentário!
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